Cómo migrar de ERP sin detener tu empresa: guía paso a paso
Guía para cambiar de ERP o sistema contable sin frenar la operación: qué datos migrar, cuándo hacer el corte, la facturación DIAN y errores a evitar.
Cambiar de sistema contable o de ERP da miedo, y con razón: ahí vive la información de toda la empresa. Muchas compañías aguantan años con un sistema que ya no les sirve —caro, lento o incompleto— solo por temor a que el cambio salga mal.
La buena noticia es que una migración bien planeada no tiene por qué detener la operación. En esta guía te contamos, paso a paso, cómo hacerlo con base en lo que hemos aprendido migrando empresas desde otros sistemas.
Señales de que es hora de cambiar
- El costo total no para de subir: licencias, soporte, servidores y documentos electrónicos.
- Dependes de un servidor en tu oficina y, si falla, la empresa se detiene.
- Tienes la información repartida entre el sistema contable, hojas de Excel y otros programas.
- El sistema no acompaña tu crecimiento: más cajas, más bodegas, más empleados.
- El cierre del mes toma demasiado porque hay que cuadrar datos de varias fuentes.
Paso 1: define qué información vas a migrar
No todo tiene que pasar al sistema nuevo. Lo esencial suele ser:
- Terceros: clientes y proveedores, con sus datos tributarios completos.
- Productos: códigos, códigos de barras, unidades, impuestos y precios.
- Plan de cuentas y su configuración.
- Saldos iniciales: cartera, cuentas por pagar, inventario y saldos contables a la fecha de corte.
El histórico de movimientos de años anteriores normalmente no se migra: se conserva consultable en el sistema anterior o en reportes exportados, porque la ley exige guardarlo.
Paso 2: limpia antes de migrar
Una migración es la mejor oportunidad para ordenar la casa. Antes de exportar, revisa:
- Clientes y proveedores duplicados o con el NIT mal escrito.
- Productos inactivos que ya no vendes.
- Códigos de barras repetidos o vacíos.
- Cuentas contables que ya no se usan.
Migrar datos sucios solo traslada los problemas al sistema nuevo.
Paso 3: elige bien la fecha de corte
La fecha de corte es el momento en que dejas de registrar en el sistema anterior y empiezas en el nuevo. Lo más práctico es hacerlo al inicio de un mes, después de cerrar el anterior, para que los saldos iniciales sean claros y los informes no queden partidos a la mitad del periodo.
Evita, si puedes, las épocas de mayor movimiento de tu negocio y las semanas de cierres o declaraciones importantes.
Paso 4: haz un cargue de prueba
Nunca migres por primera vez el día de salida en vivo. Haz antes un cargue de prueba con la información real y revísalo con calma:
- ¿Los terceros quedaron con sus datos tributarios?
- ¿Los productos tienen sus impuestos y precios correctos?
- ¿Los saldos iniciales cuadran con el balance del sistema anterior?
Lo que encuentres en la prueba se corrige en las plantillas, y el cargue definitivo se hace justo antes de salir en vivo, con los saldos al corte.
Paso 5: coordina la facturación electrónica
Este punto se olvida con frecuencia. Para facturar desde el sistema nuevo, debe quedar habilitado ante la DIAN y asociado a tu numeración antes del día de salida en vivo. Planéalo con tiempo junto con tu proveedor, para no quedarte un solo día sin poder facturar.
Lo mismo aplica, si los usas, para la nómina electrónica, el documento soporte y el documento equivalente POS.
Paso 6: capacita por roles
No todos necesitan aprender todo. Capacita a cada persona en lo suyo —caja, bodega, ventas, contabilidad, nómina— y deja a la mano un entorno de pruebas donde puedan practicar sin miedo a dañar datos reales.
Paso 7: acompaña la salida en vivo
Los primeros días con el sistema nuevo son los más importantes. Ten soporte cercano para resolver dudas al momento, revisa los primeros cierres de caja y el primer cierre contable, y anota los ajustes que hagan falta.
Errores frecuentes
- Migrar sin limpiar la información.
- Saltarse el cargue de prueba por afán.
- Olvidar la habilitación ante la DIAN del sistema nuevo.
- Cambiar en plena temporada alta.
- Capacitar a todos en todo, en lugar de por roles.
Migrar a Intégros365
Hemos migrado empresas desde otros sistemas, entre ellos SIESA 8.5, Siigo y SAIN. En Intégros365 la migración se hace en cuatro etapas:
- Análisis y configuración: PUC, usuarios, impuestos, retenciones y listas de precios.
- Migración de datos: terceros, productos y saldos iniciales con plantillas, con un cargue de prueba y otro la noche antes de salir en vivo.
- Capacitación por módulo, con videos grabados y un entorno de pruebas disponible las 24 horas.
- Salida en vivo, con acompañamiento la primera semana.
¿Estás pensando en cambiar de sistema? Solicita tu demo gratis y te ayudamos a planear tu migración.