Documento equivalente POS electrónico: qué es y cómo funciona
Qué es el documento equivalente POS electrónico, en qué se diferencia de la factura electrónica, qué debe contener y cómo emitirlo sin frenar la caja.
Si tienes un supermercado, una tienda o cualquier negocio con caja registradora, ya no basta con imprimir un tiquete. En Colombia, el tiquete de máquina registradora con sistema POS pasó a ser un documento equivalente electrónico: se genera, se firma y se transmite a la DIAN, igual que la factura electrónica.
En esta guía te explicamos qué es, en qué se diferencia de la factura electrónica y cómo emitirlo sin que la fila de tu caja se detenga.
Qué es el documento equivalente POS electrónico
Es el documento que soporta las ventas que haces en el punto de venta, normalmente a consumidores finales. Reemplaza al tiquete POS de papel que se usaba antes: ahora cada venta genera un archivo electrónico con un formato estándar, firmado digitalmente y transmitido a la DIAN.
Como la factura electrónica, cada documento recibe un código único (CUDE) que lo identifica y permite consultarlo. Tu cliente recibe el tiquete impreso o en formato electrónico, con un código QR para verificarlo.
Documento equivalente POS o factura electrónica: la diferencia
| Documento equivalente POS | Factura electrónica de venta | |
|---|---|---|
| Uso típico | Ventas rápidas en caja a consumidores finales | Ventas a empresas o a clientes que la piden |
| Costos y deducciones para el comprador | No le sirve para soportarlos | Sí le sirve |
| IVA descontable para el comprador | No | Sí |
| Datos del comprador | Pocos o ninguno, según el caso | Completos |
La consecuencia práctica es importante: si tu cliente necesita soportar la compra como costo o descontar el IVA, debes expedirle factura electrónica, no documento equivalente POS. Pasa mucho con empresas que compran en el supermercado para su cafetería o con comerciantes que se surten en tu negocio.
Además, la norma fija un tope de valor por operación para el documento equivalente POS: por encima de ese monto, la venta se debe soportar con factura electrónica de venta. Confirma con tu contador el valor vigente y configura tu caja para que te avise.
Qué debe contener
En términos generales, el documento equivalente POS electrónico incluye:
- Datos del vendedor: nombre o razón social y NIT.
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN para este tipo de documento.
- Fecha y hora de la venta.
- Identificación de la caja o del punto de venta.
- Descripción de los productos, con cantidad y valor.
- Valor total con los impuestos discriminados.
- Medio de pago.
- Código único (CUDE) y código QR en la representación impresa.
- Datos del comprador cuando se identifica.
Cómo emitirlo sin frenar la caja
El gran temor de un supermercado es que la parte electrónica vuelva lenta la caja o, peor, que la detenga si se cae internet. Por eso importa cómo está hecho tu sistema POS:
- La venta se registra en la caja, rápido, con lector de código de barras.
- El sistema genera el documento electrónico con su numeración y su código único.
- El tiquete se entrega al cliente impreso o por medio electrónico.
- El documento se transmite a la DIAN y queda registrado.
Un buen POS hace todo esto sin que el cajero tenga que pensar en ello.
Cómo corregir: la nota de ajuste
Si hubo un error o una devolución, el documento equivalente POS electrónico no se borra: se corrige con una nota de ajuste, que hace referencia al documento original y también se transmite a la DIAN. Es el equivalente a la nota crédito de la factura electrónica.
Errores frecuentes
- Dar tiquete POS a quien necesita factura. Si el cliente es una empresa que va a soportar la compra, pídele sus datos y expide factura electrónica.
- Pasar el tope por operación. Las compras grandes deben ir con factura electrónica de venta.
- Numeración vencida o agotada. Revisa la vigencia y el rango autorizado de cada caja.
- Cajas desconectadas del inventario. Si el POS no está conectado al ERP, lo vendido en caja no descuenta las existencias y el inventario deja de cuadrar.
El POS de Intégros365
El POS de Intégros365 genera el documento equivalente POS electrónico en cada venta, con su nota de ajuste, y está pensado para el ritmo de un supermercado:
- Vende aunque se caiga internet: cada sede tiene su base de datos local y sincroniza con el ERP al volver la conexión, sin duplicados ni documentos provisionales.
- Varias cajas por sede, con precios y existencias sincronizados al instante.
- Cobros integrados con datáfono Credibanco, Wompi y Nequi, además de pago mixto.
- Conectado al inventario y la contabilidad: cada venta descuenta las existencias y queda registrada sin pasar datos a mano.
Y cuando un cliente necesita factura electrónica, la generas desde el mismo ERP, con los mismos productos y precios.
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