Documento soporte electrónico: qué es y cuándo hacerlo

Le pagas a un contratista independiente que no factura, le compras insumos a un pequeño productor o contratas a un técnico por un servicio puntual. Ninguno te entrega una factura electrónica… y aun así necesitas un soporte válido para registrar ese gasto y poder deducirlo. Para eso existe el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

En esta guía te explicamos qué es, cuándo hacerlo y qué errores evitar.

Qué es el documento soporte

Es un documento electrónico que genera el comprador —es decir, tu empresa— cuando adquiere bienes o servicios de una persona o entidad que no está obligada a expedir factura electrónica. Funciona como la "factura" de esa compra, pero al revés: no la emite quien vende, sino quien compra.

Al igual que la factura electrónica, el documento soporte se genera en formato XML, se firma digitalmente y se transmite a la DIAN para su validación.

Cuándo debes hacerlo

La regla general es sencilla: si le compras a alguien que no está obligado a facturar, el soporte de esa compra lo haces tú. Los casos más comunes:

• Servicios de personas naturales no responsables de IVA que no facturan.
• Compras a pequeños productores o comerciantes no obligados a facturar.
• Servicios prestados desde el exterior por proveedores sin domicilio en Colombia.

Si el proveedor sí está obligado a facturar, lo que corresponde es pedirle su factura electrónica, no hacer documento soporte.

Por qué es importante: el costo y la deducción

Sin un soporte válido, ese pago no se puede tomar como costo o deducción en la declaración de renta. Y si ese proveedor te cobró IVA, tampoco podrías descontarlo.

Dicho de otra forma: no hacer el documento soporte puede salir caro, porque el gasto existe en tu caja pero no en tu declaración.

Qué debe contener

En términos generales, el documento soporte incluye:

• La denominación "documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar".
• Datos del vendedor o prestador: nombre o razón social e identificación.
• Datos del comprador (tu empresa): razón social y NIT.
• Numeración consecutiva dentro del rango que la DIAN te autorizó para este documento.
• Fecha de la operación.
• Descripción de los bienes o servicios, con cantidad y valor.
• Valor total y, si aplica, las retenciones practicadas.
• El código único del documento y la firma digital.

Cómo hacerlo, paso a paso

1. Habilita la numeración. El documento soporte tiene su propio rango de numeración autorizado por la DIAN, distinto al de tus facturas.
2. Registra al proveedor con sus datos completos de identificación.
3. Genera el documento con la descripción de lo que compraste y su valor.
4. Calcula las retenciones que correspondan según el proveedor y el concepto.
5. Transmítelo a la DIAN y verifica que quede validado.
6. Contabiliza la compra con el documento soporte como respaldo.

Si después encuentras un error, el documento soporte no se borra: se corrige con una nota de ajuste al documento soporte.

Errores frecuentes

• Hacer documento soporte a quien sí factura. Si el proveedor está obligado a facturar, el soporte válido es su factura electrónica.
• Dejarlo para el final del mes. Acumular compras sin soporte hace que se olviden pagos y se descuadre la contabilidad.
• Usar la numeración de las facturas. Cada tipo de documento tiene su propio rango autorizado.
• No guardar evidencia del pago. El documento soporte respalda la compra; el pago debe quedar registrado también.

Documento soporte en Intégros365

En Intégros365 el documento soporte en adquisiciones a no obligados se genera desde el mismo sistema donde registras tus compras:

• se transmite a la DIAN y queda en el panel de documentos reportados;
• registra la compra en la contabilidad sin volver a digitar.

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