Requisitos de la factura electrónica en Colombia: guía práctica

Facturar electrónicamente ya no es una opción en Colombia: la gran mayoría de empresas y personas naturales responsables de IVA están obligadas a hacerlo. Pero estar obligado no es lo mismo que facturar bien. Una factura con un dato mal puesto puede ser rechazada por la DIAN, generar diferencias con tu cliente o costarte el descuento de un IVA.

En esta guía repasamos qué debe tener una factura electrónica de venta, cómo funciona la validación y cuáles son los errores que más vemos en las empresas.

Qué es la factura electrónica de venta

Es un documento que soporta la venta de bienes o servicios y que se genera, se valida y se entrega en formato digital. Tiene el mismo valor legal que la factura de papel, pero con una diferencia importante: antes de llegar a tu cliente, la DIAN la revisa.

Técnicamente es un archivo XML con un formato estándar que la DIAN define en su anexo técnico. Lo que tu cliente suele ver es la representación gráfica, normalmente un PDF, que muestra la misma información de forma legible.

Los requisitos de la factura electrónica

Los requisitos parten del artículo 617 del Estatuto Tributario y se detallan en la reglamentación de la DIAN. En la práctica, toda factura electrónica de venta debe incluir:

• La denominación "factura electrónica de venta".
• Datos del vendedor: nombre o razón social y NIT.
• Datos del comprador: nombre o razón social y NIT o documento de identificación.
• Numeración consecutiva dentro del rango que la DIAN te autorizó, con su prefijo si lo usas.
• Fecha y hora de generación y de expedición.
• Descripción de los bienes o servicios, con cantidad y valor unitario.
• Valor total de la operación.
• Impuestos discriminados, como el IVA y el impuesto al consumo, con su tarifa.
• Forma y medio de pago: de contado o a crédito, y si es efectivo, transferencia, tarjeta, etc.
• CUFE (Código Único de Factura Electrónica), que identifica la factura de manera única.
• Código QR en la representación gráfica, para que cualquiera pueda consultarla.
• Firma digital del facturador.

Si alguno de estos datos falta o tiene un formato incorrecto, la factura no pasa la validación.

Cómo funciona la validación previa

Este es el punto que más confunde. El orden es:

1. Generas la factura en tu sistema.
2. El sistema la firma digitalmente y la envía a la DIAN.
3. La DIAN revisa el formato y los datos, y responde si la acepta o la rechaza.
4. Solo cuando la DIAN la valida, la factura se entrega a tu cliente con el XML y su representación gráfica.

Una factura que la DIAN no ha validado no es una factura válida, aunque ya tenga número. Por eso es importante que tu software te muestre con claridad el estado de cada documento y te avise de inmediato cuando hay un rechazo.

Cuando hay problemas técnicos que impiden la validación, la norma prevé un procedimiento de contingencia. Si te pasa, conserva la evidencia y transmite los documentos apenas se restablezca el servicio.

Factura electrónica y título valor

Una factura electrónica puede convertirse en título valor, lo que te permite, por ejemplo, negociarla en operaciones de factoring. Para eso se registran unos eventos en el sistema RADIAN de la DIAN:

• Acuse de recibo de la factura.
• Recibo del bien o prestación del servicio.
• Aceptación de la factura, que puede ser expresa o tácita.

Estos eventos también aplican a la inversa: cuando eres tú quien compra, tu empresa es la que debe registrarlos frente a la factura del proveedor.

Los errores más comunes al facturar

Estos son los que más vemos en pymes:

• Datos del cliente desactualizados. Un NIT mal escrito o un correo que ya no existe hacen que la factura llegue mal o no llegue.
• Rango de numeración vencido o agotado. La resolución de numeración tiene vigencia y un número máximo. Si se acaba, no puedes facturar hasta habilitar uno nuevo.
• Impuestos mal configurados. Un producto con la tarifa de IVA equivocada genera una factura válida para la DIAN pero incorrecta para tu contabilidad.
• "Anular" facturas borrándolas. Una factura validada no se borra: se corrige o se anula con una nota crédito electrónica.
• Retenciones calculadas a mano. La retención en la fuente, la ReteICA y la ReteIVA dependen del cliente, del producto y de la ciudad. Hacerlas a mano es la receta para descuadres.

Cómo te ayuda un software de facturación

Un buen sistema no solo emite la factura: evita los errores de arriba antes de que ocurran. En Intégros365 la factura se conecta directamente con la DIAN y:

• calcula automáticamente la retención en la fuente, la ReteICA y la ReteIVA en cada factura;
• envía la factura por correo al cliente apenas queda validada;
• maneja notas crédito, documento soporte en adquisiciones a no obligados y documento equivalente POS electrónico;
• registra los eventos de recepción de las facturas de tus proveedores;
• lleva cada factura a la contabilidad sin volver a digitar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar una factura electrónica después de enviarla? No. Si hay un error, se emite una nota crédito (para disminuir o anular) o una nota débito (para aumentar el valor), y si hace falta, una factura nueva.

¿El PDF es la factura? El documento legal es el XML validado por la DIAN. El PDF es su representación gráfica: sirve para leerla, pero lo que tiene validez es el archivo electrónico.

¿Tengo que guardar las facturas? Sí. Debes conservarlas por el tiempo que exige la norma tributaria. Un sistema en la nube con copias de seguridad diarias te ahorra este trabajo.

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