Nómina electrónica: guía paso a paso para empresas

Pagar la nómina ya no termina cuando el dinero llega a la cuenta de cada empleado. Para que esos pagos se puedan tomar como costo o deducción, la empresa debe reportarlos a la DIAN con el documento soporte de pago de nómina electrónica, más conocido simplemente como nómina electrónica.

En esta guía te explicamos qué es, qué información incluye, cómo se hace paso a paso y cómo corregirla si te equivocas.

Qué es la nómina electrónica

Es un documento electrónico que reporta a la DIAN los pagos laborales que la empresa le hizo a cada empleado en un periodo: salarios, horas extra, prestaciones, deducciones y demás conceptos.

Hay que aclarar algo que confunde a muchos: la nómina electrónica no cambia cómo se liquida la nómina. Las reglas laborales siguen siendo las mismas. Lo que cambia es que, además de pagar, ahora hay que reportar lo pagado en un formato electrónico estándar, firmado y validado por la DIAN.

Cada documento validado recibe un CUNE (Código Único de Nómina Electrónica), que lo identifica de forma única.

Por qué es importante

La nómina electrónica es el soporte de los costos y deducciones laborales en la declaración de renta. Si no se reporta, o se reporta mal, la empresa se arriesga a que esos pagos no sean aceptados como deducibles.

Además, como el reporte refleja exactamente lo que se pagó, obliga a tener la nómina en orden: novedades registradas, prestaciones bien calculadas y deducciones correctas.

Qué información se reporta

Por cada empleado, el documento incluye en términos generales:

• Datos del empleador y del trabajador: identificación, tipo de contrato, salario y fechas.
• Periodo al que corresponden los pagos.
• Devengados: salario, auxilio de transporte, horas extra y recargos, vacaciones, primas, cesantías e intereses, incapacidades, licencias, bonificaciones y demás pagos.
• Deducciones: aportes a salud y pensión del trabajador, fondo de solidaridad pensional cuando aplica, retención en la fuente, préstamos, embargos y otras deducciones.
• Total devengado, total deducido y valor neto pagado.

Paso a paso

1. Habilítate en la DIAN como emisor de nómina electrónica, directamente o a través de tu proveedor de software, y supera el set de pruebas.
2. Registra las novedades del periodo: ingresos y retiros, horas extra, incapacidades, vacaciones, licencias y ausencias.
3. Liquida la nómina con las reglas laborales: salarios, prestaciones, aportes y deducciones.
4. Paga a los empleados.
5. Genera y transmite el documento de nómina electrónica de cada empleado, dentro del plazo que fija la DIAN.
6. Verifica la validación: cada documento debe quedar aceptado y con su CUNE.
7. Entrega a cada empleado su desprendible de pago.

Cómo corregir: las notas de ajuste

Si después de transmitir encuentras un error —un valor mal liquidado, una novedad que no se registró, un empleado reportado por equivocación—, la nómina electrónica no se borra ni se edita. Se corrige con una nota de ajuste, que puede:

• Reemplazar el documento original con la información correcta.
• Eliminar un documento que no debió transmitirse.

Toda nota de ajuste hace referencia al documento que corrige y también se valida ante la DIAN.

Errores frecuentes

• Novedades que no llegan a tiempo. Horas extra o incapacidades que se reportan después de liquidar obligan a hacer notas de ajuste.
• Liquidar en Excel y reportar en otro sistema. Pasar la información a mano entre herramientas es la principal fuente de diferencias.
• Olvidar las liquidaciones de contrato. Los pagos al terminar un contrato también deben reportarse.
• No conciliar con la contabilidad. Lo reportado en la nómina electrónica debe coincidir con lo registrado en los libros.

Nómina electrónica en Intégros365

Con la nómina electrónica de Intégros365 liquidas y reportas desde el mismo sistema:

• nómina individual y nota de ajuste transmitidas a la DIAN, con su CUNE;
• novedades, inasistencias, horas extra y turnos, con importación desde Excel;
• prima, cesantías e intereses, vacaciones (incluso anticipadas) y provisiones mensuales;
• liquidación de contrato;
• desprendibles de pago enviados por correo a cada empleado;
• certificado de ingresos y retenciones (formulario 220);
• contabilización automática en la contabilidad, tanto la causación como el pago.

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